Как правильно оборудовать и открыть офис

Создание собственной фирмы или очередного филиала процветающей организации предполагает необходимость покупки или аренды офиса, подходящего для нужд компании. Данный этап чреват разочарованиями, если вовремя не составить смету на все расходы, необходимые для создания готового к работе офиса.

Открытие нового офиса предполагает полное обеспечение сотрудников ресурсами, позволяющими выполнять их обязанности. Иными словами, ключевым моментом открытия офисного помещения является техническая экипировка сотрудника.

Как уже было сказано, прежде чем подготовить офис к открытию, необходимо высчитать все затраты на открытие офиса, ведь Вы же не хотите потерять драгоценное время на период ремонта и оборудования офиса.

Начнем, пожалуй, с арендной платы и счетов. Вычислить данную категорию затрат будет одной из самых простых задач на первых порах, так как в большинстве офисных зданий арендные ставки фиксированы.

Далее, затраты на ремонт офиса. Если Вы выбрали помещение, которое непригодно для работы (офис «с нуля»), то Вам потребуется произвести ремонт. Здесь все зависит от Ваших пожеланий: типовая отделка в рамках определенного бюджета или эксклюзивный ремонт для поддержания репутации и делового статуса компании.

Следующим пунктом Вашей сметы станет приобретение мебели. Выбор мебели во многом определяет эффективность работы офиса в целом и сотрудников в частности. Несомненно, неудобная мебель станет причиной дискомфорта и пониженной работоспособности Вашего персонала, а качественная и комфортная – будет служить своеобразной мотивацией.

Один из основных вопросов при открытии нового рабочего помещения: «Как оборудовать офис?». Рассмотрим данный вопрос более подробно.

Что нужно для открытия нового офиса

• 1. Компьютерное оборудование – это комплексное понятие, подразумевающее как мини ПК, так и мощный сервер для офиса или сервер для 1С. Тем не менее, компьютерной техникой чаще нарекают именно компьютеры. Мы предлагаем широкий ассортимент компьютерного оборудования, как в готовой комплектации, так и в индивидуально подобранных конфигурациях.
• 2. Сетевое оборудование предполагает связь компьютеров и/или компьютерного оборудования в единую систему (т.н. офисные сети). Сетевое оборудование принято классифицировать по скорости передачи информации на низко-, средне- и высокоскоростные. К данной категории относятся модемы, коммутаторы, маршрутизаторы и др.
• 3. Периферийное оборудование – это отдельно стоящее оборудование, работающее совместно с ПК и обеспечивающее дополнительную функциональность (сканирование, печать, защиту от сбоев питания, доступ к сети Интернет и т.п.). К компьютерной периферии относится такое оборудование, как источники бесперебойного питания (УПС), оргтехника, мониторы, ip-телефония, АТС, плоттеры, МФУ и принтеры и т.д.

Все вышеперечисленное Вы можете заказать у нас, и специалисты «Бриго» помогут Вам с выбором, установкой и техническим обслуживанием Вашего нового офисного оборудования.

Следующим пунктом Ваших расходов будет заключение подрядных договоров на проведение ремонтных, монтажных, пуско-наладочных и других работ для полной подготовки офисного помещения и его приведение в эксплуатацию.

Несомненно, всех расходов не учесть, следовательно, отдельной графой сметы стоит выделить непредусмотренные расходы. Лучше иметь заранее выделенный бюджет, чем урезать непосредственные финансовые нужды Вашей организации.

Существует и иной подход к выбору оборудованию для нового офиса. Для использования данного подхода необходимо взять за отдельный элемент рабочее место сотрудника. Чем же надо его экипировать для того, чтобы сотрудник смог исполнять свои должностные полномочия?

• 1. Под размещение каждого сотрудника необходимо отвести фрагмент помещения.
• 2. Офисный работник должен иметь минимальный набор мебели, т.е. за чем сидеть и на чем сидеть.
• 3. Сотруднику необходима оргтехника – офисный компьютер, средства связи т. д.
• 4. Офисный работник нуждается в доступе к информационным ресурсам (корпоративная база данных, справочная система правовой информации и т.д.).

Совокупность всех вышеперечисленных ресурсов составляет рабочее место сотрудника. Данными ресурсами он пользуется для исполнения своих непосредственных обязанностей, а, следовательно, затраты на использование этих ресурсов можно обоснованно отнести к расходам на содержание сотрудника.

Помните, принципиально важно отделить те затраты, причиной образования которых стала деятельность сотрудника от косвенных затрат, которые связаны с деятельностью опосредованным образом.

Канцтовары

Данная статья надеюсь поможет как молодому и начинающему офис-менеджеру, так и специалисту. На самом деле ассортимент канцелярских принадлежностей настолько велик, и иногда кажется, что офис готов поглотить практически весь представленный ассортимент канцелярии от кнопок и скрепок до самой умной офисной техники…

Ниже я перечислю сначала самые необходимые товары для функционирования абсолютно любого офиса, а затем перейдём к более расширенному списку, где каждый под свой род занятий сможет найти ответы.

Данный подбор товаров подойдёт, если Вы хотите купить дёшево и экономить на покупке канцтоваров, так и для тех, кто привык пользоваться товарами, которые по своим качеством превосходят собственную цену. Приобрести все это можно тут: Товары для офиса

• 1. Бумага для принтера А4;
• 2. Файлы для документов А4 формата;
• 3. Степлер;
• 4. Скобы для степлера;
• 5. Дырокол;
• 6. Скрепки канцелярские (если скреплять не много – идеально подойдут скрепки на 28мм);
• 7. Ножницы;
• 8. Бумажные блоки для записей;
• 9. Стикеры с клейким слоем (для напоминания к примеру на КанБане);
• 10. Закладки пластиковые или бумажные;
• 11. Маркеры для выделения текста;
• 12. Маркеры перманентные (тонкие или толстые, в зависимости от рода деятельности);
• 13. Ручки шариковые синие и любой другой цвет (или по желанию гелевые или роллеры);
• 14. Чернографитовые карандаши;
• 15. Точилка для карандашей;
• 16. Подставка для ручек, скрепок и канцелярских мелочей;
• 17. Подставка для бумажного блока;
• 18. Лотки для бумаг (вертикальные или горизонтальные);
• 19. Корзина для бумаг;
• 20. Клей-карандаш и ПВА;
• 21. Канцелярский скотч и упаковочный скотч;
• 22. Папка для хранения или перемещения документов, к примеру скоросшиватель;
• 23. Корректор текста;
• 24. Канцелярская книга;
• 25. Биндеры металлические (зажимы для бумаг);
• 26. Ластики;
• 27. Калькулятор;
• 28. Почтовые конверты;
• 29. Антистеплер (расшиватель скоб);
• 30. Салфетки для оргтехники.

Так же хочу заметить, что сегодня практически в каждом офисе можно встретить оборудование для презентации или же доски для личного пользования:

• 1. Магнитно-маркерная доска на стену;
• 2. Пробковая доска;
• 3. Флипчарт – магнитно-маркерная доска на треноге или же на колёсиках;
• 4. Стеклянные доски – можно использовать как предмет интерьера или же для презентации и мозговых штурмов;
• 5. Аксессуары к доскам – магниты, губка для стирания, спрей и маркеры для досок;
• 6. Блокноты для флипчарта.

Не маловажным является и момент чистоты и гигиены. Приведу список самых необходимых хозтоваров для офиса:

• 1. Бытовая химия – для мытья пола и стен, для унитаза, для мебели, для стёкол и зеркал…для мытья посуды;
• 2. Салфетки для уборки соответственно;
• 3. Перчатки для уборки хозяйственные;
• 4. Личная гигиена – это жидкое мыло, бумажные салфетки для рук…

Работайте комфортно в чистоте и порядке! Бесперебойная и эффективная работа офиса зависит напрямую от его обеспечения…Успехов и процветания!!!

Источник: https://bisdelo.ru/chto-nuzhno-dlya-raboty-ofisa.html