Как форматировать текст в Word

Обращаем ваше внимание, что сотрудники магазинов Бесконечное размножение печатают готовые файлы. Допустима минимальная редакция, время выполнения которой не превышает 15 секунд:

• приведение в соответствие съехавших заголовков,
• удаление точек, слов, пробелов, лишних рамок,
• изменение фамилий в текстовых документах (например, дипломах).

Мы не занимаемся:

• редакцией документов в форматах .jpg, .dwg, .cwd, .gif, .jpeg, .png, .tif, .xcf,
• набором и компоновкой текстов,
• созданием фотоколлажей.

Для того чтобы помочь нашим клиентам редактировать свои файлы, ниже мы приводим статью, в которой попытаемся изложить основные правила форматирования.

Правила форматирования документов

Для представления содержания документа в более понятной и выразительной форме применяется форматирование. Текстовые редакторы, такие как MS Word или LibreOffice представляет большие возможности форматирования, с помощью которых существенно улучшается внешний вид документа, как на экране, так и в печатном виде. Документ, оформленный правильно, значительно облегчает зрительное восприятие и помогает сосредоточиться на важных участках текста, выделенных должным образом. И наоборот, не удачно оформленный документ ухудшит понимание читаемого. Слишком перегруженный элементами текст очень затрудняет чтение, пользователь не понимает что важно, а что второстепенно.

Исходя из того, что большинство людей не знают всех возможностей текстовых редакторов, документы, зачастую, форматируются не правильно.

• Форматирование текста в различных редакторах можно осуществлять в ручном режиме или с помощью библиотеки стилей.
• Стили предназначены для оформления текста документа и его абзацев. Стили — это набор форматирующих команд, сохраняемый под определенным именем для многократного использования. Форматирование текста с помощью стиля значительно быстрее, чем форматирование вручную.
• Все операции со стилями (переименовать, применять, изменять и создавать) могут выполняться только над выделенными абзацами (фрагментами текста) или над абзацем, в котором установлен курсор.

Мы рекомендуем форматировать документы с использованием стилей

Как обычно составляются дипломы, контрольные, курсовые? Часть информации берем с одного источника, часть с другого, часть придумываем сами, в связи с этим может получиться так, что в разных абзацах Вашего документа будут разные стили, поскольку при копирование части текста из другого документа, стиль для абзаца, который Вы скопировали сохраняется. Чтобы подогнать вставленный текст под общий вид вашего документа, обычно выделяют данный абзац и форматируют вручную выбирая на панели те или иные свойства шрифта, абзаца и т. д. В следствии этого поверх вставленного стиля вы наносите ручное форматирование. Если затем вы откроете свой документ в другом редакторе, или в том же но другой версии, то можно столкнуться с тем, что весь текст «поедет», шрифт будет разным и отображаться ваш документ будет совсем не так, как вы его редактировали.

Мы не рекомендуем Вам так форматировать документы, лучше следовать этим этапам:

• Открыть документ, который Вы хотите отредактировать, и включить режим «Непечатаемые символы». В таком режиме в документе видны все лишние пробелы, мягкие переносы, разрывы. Необходимо пробежаться по всему документу, удалить все лишние символы, при этом по пути проверяя орфографию.
• Выделяем весь текст, если Вы работаете в MS Word, то открываете панель «Стили» и выбираете режим «Очистить стили», если работаете в редакторе LibreOffice, аналогично выделяете текст и выбираете «Формат», и отменить форматирование, либо Ctrl+M. Теперь весь Ваш текст одного стиля. По умолчанию документы, например, в MS Word вводит текст в стиле Обычный (Экспресс-стиль). В этом стиле установлены основные параметры форматирования абзаца: шрифт — (Calibri — по умолчанию) + Основной текст, выравнивание символов — По левому краю, междустрочный интервал — множитель 1,15 ин., интервал После абзаца — 10 пт., Запрет висячих строк.
• Меняем стиль «Обычный» на «Без интервала», для этого щелкаем на кнопке «Без интервала» в группе стили; устанавливаем шрифт (гарнитуру шрифта) Times New Roman, размер 12 пунктов — выделяем весь текст, наводим на него указатель мыши и в появившейся Мини-панели инструментов выбираем шрифт: Times New Roman и размер 12 пунктов.
• Выравниваем текст по ширине, для этого выделяем весь текст и щелкаем на кнопке По ширине в группе Абзац.
• Устанавливаем отступ первой строки, для этого выделяем текст, щелкаем на кнопке Абзац и в открывшемся окне диалога устанавливаем величину отступа первой строки 1, 25 см.
• Добавляем к тексту заголовок, устанавливаем ему уровень заголовка: Заголовок 1 и выравниваем его по центру, для этого выделяем заголовок, щелкаем на кнопке Заголовок 1 в группе стили (заголовок форматируются с помощью встроенного стиля заголовков «Заголовок 1»), а затем на кнопке По центру в группе Абзац.
• В первом абзаце фрагменту текста назначить начертание — курсив, подчеркнутый, для этого выделяем указанный фрагмент и щелкаем на кнопках Курсив и Подчеркнутый.
• Устанавливаем размеры полей страницы: верхнее и нижнее — 2 см, левое — 2,5 см, правое — 1,5 см, для этого на вкладке «Разметка страницы» щелкаем на кнопке запуска окна диалога «Параметры страницы» в группе «Параметры страницы».
• Благодаря тому, что главы в вашем документе размечены стилями «Заголовки», можно вставить автоматическое оглавление Вашего документа, в режиме ручного форматирования оглавление придется добавлять «в ручную».

При форматировании текста рекомендуем все изменения проводить через стили, а не через ручное форматирование на панели, при этом внимательно просматривая текст в режиме «Непечатаемые символы», удаляя лишние символы и знаки, добавляя разрывы страниц, а не конец абзаца с помощью кнопки «Enter», если хотите чтобы страница была с новой строки. И тогда при печати документа Вы не обнаружите у себя неприятных неожиданностей: разного размера и типа шрифта в тексте, разный абзацный отступ, «поехавший» текст, лишние пробелы, орфографические ошибки, и другие проблемы.

В разных версиях одних и тех же программ при пересохранении или открытии файлов в другой версии может незначительно измениться длинна текста. Например, увеличение текста из нескольких страниц на длинну всего одного знака, может измениться количество страниц и «поплыть» нумерация страниц в оглавлении. Проверяйте это при открытии документа в Бесконечке до отправки на печать. Можете попросить сверить количество страниц у продавца.

Сотрудники сети магазинов не могут взять на себя ответственность в редакции Ваших файлов, поскольку документ изначально мог быть создан не правильно, и добавление лишнего слова в тексте может привести к изменению внешнего вида всего документа. Мы рекомендуем перед печатью внимательно просматривать свой документ, и правильно его форматировать, ну а если у Вас не было возможности отредактировать Ваш документ, Вы можете воспользоваться нашей услугой «Компьютер на 10 минут» .