Сортировка в сводной таблице Excel
![](http://officeassist.ru/wp-content/uploads/14948/tmp-04ba91b7-d570-48ba-8329-5e79628884b0-360x318.jpg)
Cводные таблицы — мощный и очень удобный инструмент Excel для анализа больших объёмов данных. С помощью таблиц можно легко получать сводные отчёты, видоизменяя и настраивая их несколькими щелчками мыши. Рассмотрим сразу на практическом примере.
Скачайте файл svodnie-tablici. На листе данные этого файла находятся двести записей о продажах товаров (на практике число анализируемых записей обычно на один-два порядка больше). Каждая запись представляет собой строчку в таблице и содержит информацию:
- Дата совершения продажи;
- Наименование товара;
- Наименование покупателя товара;
- Сумма сделки.
Относительно этих данных может возникнуть множество вопросов:
- Какая общая сумма продаж?
- Кто самый активный покупатель?
- Какой самый популярный товар по общей сумме сделки?
- Как распределены продажи в течение года, есть ли сезонность у товаров?
- Растут или падают продажи в течение нескольких лет?
На все эти вопросы помогают ответить сводные таблицы.
Обратите внимание на вспомогательные столбцы Год, Месяц, День листа данные в файле с примером. В этих столбцах хранятся соответствующие значения даты, которые будут нужны для некоторых видов отчётов.
Создание сводной таблицы
Перед тем, как сделать сводную таблицу, нужно задать данные, которые будут в ней отражены. В нашем случае — вся таблица. Проще всего выделить таблицу, выбрав любую ячейку в ней и нажав Ctrl-A. Теперь в меню Вставка нажмите кнопку Сводная таблица, в открывшемся окне проверьте выбранный диапазон данных, выберите, что создание сводной таблицы произойдёт на новом листе, ОК.
![1](http://officeassist.ru/wp-content/uploads/14948/tmp-04ba91b7-d570-48ba-8329-5e79628884b0.jpg)
Поля сводной таблицы
На новом листе слева появилась заготовка сводной таблицы, справа окно со списком полей и четырьмя окошками: фильтр отчёта, названия столбцов, названия строк, суммарные значения.
![2](http://officeassist.ru/wp-content/uploads/14948/tmp-e889c4a0-7f43-46b2-950a-97f4522a167d.jpg)
Напомним, сводная таблица должна давать ответы на поставленные вопросы. Например, ответим на три первых вопроса: о сумме продаж, о самом активном покупателе и самом популярном товаре. Для этого нужно отметить в окне справа поля Наименование товара, Покупатель, Сумма. Программа разместит поле Сумма в окошко Суммарные значения (в самом низу справа), а остальные два поля — в окошко Названия строк. Перетащите одно из полей в окошко Названия столбцов. Получится примерно так:
![3](http://officeassist.ru/wp-content/uploads/14948/tmp-23796d91-dfed-4aff-9ce6-4810181964af.jpg)
Всего несколько кликов мышкой, и первая сводная таблица в Excel готова! Программа уже посчитала суммы продаж в двух разрезах: по покупателям и товарам, и вывела общий итог. Таким образом программа берёт и структурирует данные. Можно немного доработать сводную таблицу. Выделите финансовые данные таблицы (диапазон B5:E9), задайте этим ячейкам финансовый формат, суммы стали нагляднее. Выделите ячейку Е5 (общий итог — покупатель Автоматика), нажмите меню Параметры, в разделе Сортировка — большую кнопку Сортировка, в открывшемся окне — Параметры сортировки — По убыванию, ОК. Теперь и производители, и товары отсортированы по убыванию, ответы на первые три вопроса получены.
![4](http://officeassist.ru/wp-content/uploads/14948/tmp-39c8d573-3880-4bbb-8880-2cde502f3ed0.jpg)
Как правило, данные анализируются за определённый период или несколько периодов. Структурируем данные по временным периодам. Например, можно узнать динамику продаж продуктов по годам. Для этого нужно отметить поле Год и перенести это поле в окошко Названия строк, убрав оттуда поле Покупатель обратно в окно списка полей. Получится наглядная таблица, данные которой удобно использовать для построения графика.
![5](http://officeassist.ru/wp-content/uploads/14948/tmp-f1642834-b3d0-47cb-bce6-f47d5055d295.jpg)
Одно окошко было пока обойдено вниманием: Фильтр отчёта. Перенесите туда поле Покупатель. В ячейках А1-А2 появился фильтр выбора значений этого поля, это полезно для более детального анализа. Добавив простую диаграмму-график на основе данных сводной таблицы, получаем хороший аналитический инструмент: выбирая покупателя, можно смотреть динамику продаж по каждому товару.
![6](http://officeassist.ru/wp-content/uploads/14948/tmp-6348face-d074-4ffc-ac34-279197756b51.jpg)
Скачать пример сводных таблиц Excel: svodnie-tablici
Практический пример со сводными таблицами: Экспорт данных из 1С в Excel на примере отчёта о движении денежных средств
Предыдущая глава: Глава 6. Основные функции Excel
Содержание учебника: Содержание