Простая таблица в Excel

Моя знакомая, экономист на предприятии, владеет Экселем, иногда посматривает на форумы, но 5 лет не могла подступиться к самому, на мой взгляд, полезному инструменту Excel — сводным таблицам. Что же это такое? Сводные таблицы — это результат выборки из правильно построенных данных. Преимуществ у инструмента много, я описывать не буду, просто скажу, что без нее многим приходилось бы осваивать не только Excel, но и Microsoft Access.

Мое мнение — этот инструмент надо изучать самим и в этой статье я расскажу нюансы, об которые спотыкаются новички, которые сами хотят освоить этот инструмент.

СТ требует правильно построенных данных. Идеальный вид — одной операции в строчку соответствуют разные поля свойств записи.

Пример:

Я сваял простую таблицу, которая возникает на любом хозяйственном складе. Склад отгружает 4-м магазинам в течение года стройматериалы и каждая операция отгрузки товара имеет свою запись.

Как видите, здесь нет никакой группировки или суммирования данных, я называю это простыней, т.к., хотя столбцов может быть много, но строк тут гораздо больше. Здесь нет разрывов, что тоже важно.

Дальше, из любого места этих данных вызываете команду на вкладке Вставка — Сводная таблица.

Excel предложит диапазон, поэтому просто кликайте Ок.

Дальше на новом листе конструктор предложит сформировать будущий каркас сводной таблицы:

Здесь 4 варианта: строки, столбцы, значения и фильтр отчета.

Остановимся поподробнее. Строки и столбцы в общем-то одинаковые по сути категории. Вы можете сюда поставить те поля, которые являются признаковыми — например, наименование, месяц, категорию. Можно поставить два в строки и ни одного в столбец, в этом случае ваша таблица будет иметь группировку в строках.

Значения — сюда ставим только цифровые значения.

Фильтр отчета. Как вы поняли, вы сами строите каркас и какие-то поля вы можете проигнорировать, какие-то поставить горизонтально, какие-то вертикально. Свои фильтры будут и у строк и у столбцов, но фильтр отчета позволяет более удобно отбирать те данные, которые вам нужно показать в этой таблице.

Теперь на примере моих данных.

Какой вид может принять таблица:

  1. Можно посмотреть сколько каждая позиция была отгружена
  2. Сколько было отгружено каждому магазину
  3. Сколько было операций отгрузки в разбивке по месяцам по каждому магазину оплачено через банк.
сводные таблицы excel

Как видите, вариаций много.

По использованию СТ лично мои рекомендации:

1) Хотя сводная таблица вытаскивает очень наглядно все срезы имеющейся информации, в ней работать не всегда просто, она не поддается редактированию, только read-only . Если у вас много разрезов информации, то проще сделать таблицу и заполнить ее, используя функцию ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ и правила работы с относительными ссылками.

Формат функции прост («Значения»; «Сводная таблица»; «Поле1»; «Элемент1»; «Поле2»; «Элемент2» и т.д.)

Т.е., можно вручную заменить значения Элементов на относительные ссылки вашей таблицы.

2) Чтобы постоянно обновлять данные и не трогать макет, добавляйте данные внизу простыни. Тогда у вас ничего не поползет, а обновление произойдет одной кнопкой обновить по самой СТ. Плюс в источнике данных для СТ укажите или все столбцы простыни (ленивый вариант) или имя диапазона, размеры которого будете менять произвольно, не заходя в настройки СТ.

«Глаза боятся, а руки делают»

P.S. Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку в правой части страницы (Бесплатный курс «Топ-10 инструментов Excel») и будьте в курсе новых событий.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть