Excel выбрать из раскрывающегося списка
Выпадающие (раскрывающиеся) списки на листах Microsoft Excel — крайне полезный инструмент и используются очень часто. Во-первых, это удобно и позволяет не вводить повторяющиеся элементы списков с клавиатуры. Во-вторых, это исключает «человеческий фактор» и, во многих случаях, убережет от ошибок и опечаток при вводе данных.
Способ 1. Быстрый
Один щелчок правой кнопкой мыши по пустой ячейке под столбцом с данными, команда контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка (Choose from drop-down list) или нажать сочетание клавиш Alt+стрелка вниз. Появится отсортированный список уникальных ранее введенных значений:
Способ не работает, если ячейку и столбец с данными отделяет хотя бы одна пустая строка или вам нужен товар, который еще ни разу не вводился выше.
Способ 2. Стандартный
Этот способ чуть сложнее, но существенно богаче по возможностям настройки:
- Выделите ячейки с данными, которые должны попасть в выпадающий список (например, наименованиями товаров).
- Выделите ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список, и выберите на вкладке Данные — Проверка данных (Data — Validation). Из выпадающего списка Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List), поставьте курсор в поле Источник (Source) и выделите диапазон с эталонными значениями элементов списка.
Бонусом к этому способу идет возможность задать подсказку и сообщение об ошибке при неправильном вводе на вкладках Сообщение для ввода (Input Message) и Сообщение об ошибке (Error Alert):
Способ 3. Элемент управления
Этот способ представляет собой вставку на лист нового объекта — элемента управления «Поле со списком» с последующей привязкой его к диапазонам на листе. Для этого:
- Откройте вкладку Разработчик (Developer). Если этой вкладки не видно, то в Excel 2007 нужно нажать кнопку Офис — Параметры Excel — флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button — Excel Options — Show Developer Tab in the Ribbon) или в Excel 2010–2013 щелкните правой кнопкой мыши по ленте, выберите команду Настройка ленты (Customize Ribbon) и включите отображение вкладки Разработчик (Developer) с помощью флажка.
- Найдите значок выпадающего списка среди элементов управления форм (не ActiveX!). Ориентируйтесь по всплывающим подсказкам — Поле со списком (Dropdown list). Щелкните по значку и нарисуйте небольшой горизонтальный прямоугольник — будущий список. Чтобы рисовать ровно по границам ячеек — удерживайте клавишу Alt.
- Щелкните по нарисованному списку правой кнопкой мыши и выберите команду Формат объекта (Format control). В появившемся диалоговом окне задайте:
- Формировать список по диапазону — выделите ячейки с наименованиями товаров, которые должны попасть в список.
- Связь с ячейкой — укажите ячейку, куда нужно выводить порядковый номер выбранного пользователем элемента.
- Количество строк списка — сколько строк показывать в выпадающем списке. По умолчанию — 8, но можно больше, чего не позволяет предыдущий способ.
Способ 4. Элемент ActiveX
Этот способ частично напоминает предыдущий. Основное отличие в том, что на лист добавляется не элемент управления, а элемент ActiveX «Поле со списком» из раскрывающегося набора под кнопкой Вставить (Insert) с вкладки Разработчик (Developer):
Механизм добавления тот же — выбираем объект из списка и рисуем его на листе. А вот дальше начинаются серьезные отличия от предыдущего способа.
Во-первых, созданный выпадающий ActiveX список может находиться в двух принципиально разных состояниях: режиме отладки, когда можно настраивать его параметры и свойства, двигать его по листу и менять размеры, и режиме ввода, когда единственное, что можно, — выбирать из него данные. Переключение между этими режимами происходит с помощью кнопки Режим Конструктора (Design Mode) на вкладке Разработчик (Developer):
Если эта кнопка нажата, то мы можем настраивать параметры выпадающего списка, используя соседнюю кнопку Свойства (Properties), которая откроет окно со списком всех возможных настроек для выделенного объекта, т.е. нашего списка:
- ListFillRange — диапазон ячеек, откуда берутся данные для списка. Выделить мышью диапазон он не даст, надо просто вписать его руками с клавиатуры (например, Лист2!A1:A5);
- LinkedCell — связанная ячейка, куда будет выводиться выбранный из списка элемент;
- ListRows — количество отображаемых в выпадающем списке строк;
- Font — шрифт, размер, начертание (курсив, подчеркивание и т.д., кроме цвета);
- ForeColor и BackColor — цвет текста и фона соответственно.
Большим и жирным плюсом этого способа является возможность быстрого перехода к нужному элементу в списке при вводе первых букв с клавиатуры (!), чего нет у всех остальных способов.
Также возможно указывать в качестве ListFillRange не только одномерные диапазоны. Можно, например, задать диапазон из двух столбцов и нескольких строк, указав дополнительно, что выводить нужно два столбца (свойство ColumnCount=2). Тогда можно получить весьма привлекательные результаты, окупающие все потраченные на дополнительные настройки усилия:
